Définition
L’étudiant est tenu de s’acquitter de ses frais d’études suivant les échéances préétablies par l’Administration financière de l’Université. Cependant, dans certains cas particuliers, le BSS est habilité à fractionner le règlement de la scolarité de l’étudiant sur plusieurs mois en établissant un calendrier de paiement. Ce calendrier est fixé selon les possibilités réelles de l’étudiant et sur la base du dossier social qu’il aura préalablement présenté au BSS. L’échelonnement ne doit pas aller au-delà de la fin du semestre en cours. Néanmoins, dans des cas extrêmes et après une étude minutieuse du dossier social de l’étudiant, le directeur du BSS peut accorder un échelonnement allant au-delà du semestre ou de l’année académique en cours.

Procédure
L’étudiant voulant échelonner le paiement de sa scolarité selon un calendrier différent de celui établi par l’Administration financière de l’USEK doit recevoir l’accord préalable du BSS. Pour ce faire, l’étudiant doit s’adresser au BSS au début de chaque semestre pour l’application de la scolarité sur le compte de l’étudiant.

Après l'étude du cas de l’étudiant et l’approbation du directeur du BSS, une fiche détaillant le calendrier de paiement personnalisé de l’étudiant sera signée par ce dernier et/ou par son tuteur financier.

Etudiants pouvant prétendre à une réduction
La direction de l’USEK a défini sept catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction sur leurs frais d’études (aucune réduction ne peut être appliquée sur les frais d’inscription). Ces catégories, les pourcentages des réductions, les périodes durant lesquelles l’étudiant concerné devra présenter sa demande au BSS, ainsi que les documents requis sont détaillés dans le tableau ci-après. Il est à noter que les réductions accordées ne peuvent en aucun cas être appliquées sur le premier versement de chaque semestre.

Les étudiants de 1ère année de cycle I ne peuvent pas bénéficier d’une réduction, sauf cas jugés extrêmes par le comité du BSS.

Catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction: Étudiants membres d’une même famille inscrits simultanément à l’USEK
Pourcentages des réductions :

• 2 frères/sœurs : 10 %;
• 3 frères/sœurs : 20 %;
• 4 frères/sœurs ou plus : 30 %; (N.B. : chacun des membres de la fratrie bénéficie de la réduction)

Périodes pour le dépôt de la demande au BSS :

• Pour le semestre d’automne : du jour d’inscription au 31 octobre;
• Pour le semestre de printemps : du jour d’inscription au 15 mars

Documents requis : Le formulaire complété de demande d’allocation d’études pour des étudiants d’une même famille à retirer au secrétariat du BSS (1 formulaire par famille et par année académique), un extrait d’état familial récent et un relevé de notes pour chaque étudiant.

Catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction: Frère, sœur, neveu ou nièce d’un membre de l’OLM
Pourcentages des réductions : 50%
Périodes pour le dépôt de la demande au BSS :

• Pour le semestre d’automne : du jour d’inscription au 31 octobre;
• Pour le semestre de printemps : du jour d’inscription au 15 mars

Documents requis : Une lettre du membre de l’OLM concerné précisant le lien de parenté à déposer au secrétariat du BSS.

Catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction :

• Employé cadré de l’USEK : Pourcentages des réductions : 60%
• Enfant d’un employé de l’USEK : Pourcentages des réductions : 40%

Périodes pour le dépôt de la demande au BSS :

• Pour le semestre d’automne : du jour d’inscription au 31 octobre;
• Pour le semestre de printemps : du jour d’inscription au 15 mars

Documents requis : Le formulaire complété de demande d’allocation d’études à retirer au secrétariat du Bureau des Ressources Humaines (1 formulaire par année académique)

Catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction :

• Enseignant cadré de l’USEK
• Enfant d’un enseignant cadré de l’USEK

Pourcentages des réductions : Plein temps : 50%, Temps partiel : 25%

• Enseignant vacataire (12h et plus)
• Enfant d’un enseignant vacataire

Pourcentages des réductions : Le pourcentage de la réduction est calculé en fonction du nombre d’heures d’enseignement du parent

Périodes pour le dépôt de la demande au BSS :

• Pour le semestre d’automne : du jour d’inscription au 31 octobre;
• Pour le semestre de printemps : du jour d’inscription au 15 mars

Documents requis : Le formulaire complété de demande d’allocation d’études à retirer au secrétariat du Bureau du Personnel Enseignant (1 formulaire par semestre pour les enseignants vacataires, 1 formulaire par année académique pour les enseignants cadrés)

Catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction: Job étudiant
Pourcentages des réductions : Le pourcentage de la réduction est calculé en fonction du nombre d’heures de travail effectué par semestre (5h = 225$, 10h = 450$ et 15h = 675$)
Périodes pour le dépôt de la demande au BSS : Durant la période de présentation ou de renouvellement du dossier social, entre le 1er avril et le 30 juin de l’année en cours, afin que l’étudiant puisse prétendre à une réduction l’année suivante.
Documents requis : Le formulaire complété de demande de Job étudiant faisant partie de l’annexe du dossier social présenté au BSS.

Catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction : Etudiant membre d’une équipe de sport de l’USEK
Pourcentages des réductions : 15%
Périodes pour le dépôt de la demande au BSS : Durant la période des inscriptions
Documents requis : S’adresser au Service de Sport

Catégories d’étudiants pouvant prétendre à une réduction : Etudiant présentant une demande d’aide sociale
Pourcentages des réductions : Le pourcentage de la réduction est calculé en fonction de la situation socio-économique de la famille
Périodes pour le dépôt de la demande au BSS : Du 1er avril au 30 juin
Documents requis : Le dossier social complété à retirer au BSS + les documents requis listés à la fin du dossier

Les étudiants inscrits dans l’un des trois Centres Universitaires Régionaux de l’USEK bénéficient automatiquement d’une réduction de 20% sur leurs frais d’études (réduction non applicable sur les frais d’inscription) ; si une seconde réduction leur est accordée suivant l’un des critères exposés ci-dessus alors celle-ci sera appliquée sur les 80% restants une fois la première réduction de 20% effectuée.

A. Retirer et remplir le dossier social

Tout étudiant souhaitant présenter une demande d’aide sociale en vue d’obtenir une réduction sur ses frais d’études doit présenter un dossier social au BSS. Ce dossier est à télécharger sur l’intranet de l’Université (http://myusek – section Vie estudiantine), sur le Site Web (http://www.usek.edu.lb - Bureau du Service Social ou en cliquant sur le lien suivant <dossier social> et à imprimer intégralement, avant d’être rempli manuellement par l’étudiant avec l’aide d’un (des) parent(s) (ou du tuteur) qui doivent cosigner la demande. L’ensemble des documents requis listés à la fin du dossier social doivent être joints à la demande.

B. Remettre le dossier social au BSS

Les demandes de réduction se font par anticipation : les dossiers sociaux doivent être présentés au BSS entre le 1er avril et le 30 juin de l’année en cours afin que l’étudiant puisse prétendre à une réduction l’année suivante.

C. Entretien avec l’assistante sociale

L’étudiant doit s’adresser au secrétariat du BSS dans les délais précisés ci-dessus afin de fixer un rendez-vous avec l’Assistante Sociale concernée.
Après dépôt du dossier social, la secrétaire du BSS fixera un rendez-vous à l’étudiant concerné avec une assistante sociale de l’USEK. La présence d’un (des) parent(s) (ou du tuteur) peut être demandée lors de cet entretien. Les informations contenues dans le dossier ou communiquées oralement lors de l’entretien sont confidentielles. En revanche, toute donnée erronée transmise au BSS peut entraîner l’annulation de la réduction sur les frais d’études préalablement accordée à l’étudiant concerné.

Par la suite, l’assistante sociale évaluera les modalités à adopter pour l’étude du dossier : étude du dossier académique de l’étudiant concerné, consultation du Doyen/Directeur de son unité de rattachement, visites à domicile (en signant le dossier social, l’étudiant déclare accepter des visites à domicile d’une assistante sociale de l’USEK), etc.

D. Comité de décision

La décision finale quant à l’octroi d’une réduction sur les frais d’études et le pourcentage de celle-ci est prise par un comité formé d’une équipe multidisciplinaire. Il est à noter qu’aucune réduction n’est renouvelée automatiquement ; la réduction accordée est valable pour une seule année académique.

Cumul

Si un étudiant entre dans plusieurs des catégories précités, alors seule la réduction la plus importante sera appliquée. En d’autres termes, les étudiants ne peuvent cumuler les réductions mais bénéficieront uniquement de la réduction la plus élevée.
Si un étudiant bénéficie d’une réduction octroyée par le BSS et qu’il a obtient par la suite une bourse d’excellence ou exerce un travail à l’USEK en tant que Job étudiant, alors il revient au BSS de fixer le montant de la réduction globale tout en considérant la situation socio-économique de l’étudiant concernée.

Modalités d’application

Le BSS se réserve le droit d’annuler des réductions accordées dans les cas suivants :

• Falsification de données communiquées par l’étudiant au BSS ;
• Mesure disciplinaire à l’encontre de l’étudiant ;
• Etudiant placé en situation probatoire.

Pour plus d’informations l’étudiant est invité à passer au Bureau du Service Social ou bien à envoyer un courriel à l’adresse électronique servicesocial@usek.edu.lb