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Règlement du Collège Doctoral

Introduction
Le présent règlement a pour objet de fixer la structure, les conditions relatives à l’organisation, à l’accès et au déroulement des études et travaux requis pour la préparation d’une thèse en vue de l’obtention du grade académique de docteur au sein de l’USEK.
Collège doctoral
  • Il est institué, au sein de l’USEK, un collège doctoral chargé de la coordination des écoles doctorales et du suivi des doctorants, les préparant à l’insertion professionnelle et académique. Le collège doctoral concourt à la concertation et à la cohérence des formations doctorales des différents Facultés et Instituts de disciplines connexes formant une école doctorale en Sciences et Technologies ainsi qu’une autre en Sciences Humaines et Sociales.
  • Le Président du collège doctoral est nommé par le Recteur parmi les enseignants titulaires à plein temps ayant le grade académique de professeur. Celui-ci est assisté par deux coordinateurs des écoles doctorales (un spécialiste en Sciences Humaines et Sociales et un autre en Sciences et Technologies), ayant le grade académique de professeur, et d’une unité administrative appelée « Secrétariat du collège doctoral(1).
  • Le collège doctoral est doté d’un conseil formé du président du collège doctoral, des coordinateurs des écoles doctorales et des responsables des commissions doctorales des différentes facultés. Ce conseil se réunit au moins deux fois par an sur convocation du président du collège doctoral. Un quorum des 2/3 des membres est requis pour la réunion du conseil.
  • Le conseil du collège doctoral est chargé :
    • de définir les critères généraux de sélection des candidats ;
    • de délibérer de l’admission des candidats ;
    • d’organiser et de promouvoir les études doctorales et d’en garantir la qualité ;
    • de promouvoir les partenariats universitaires ;
    • de s’assurer de la qualité de l’encadrement des doctorants par les unités et équipes de recherche ;
    • de s’associer à des centres de recherche en vue d’une initiation à la recherche en équipe ;
    • de favoriser les contacts et les échanges scientifiques entre les doctorants ;
    • de veiller au respect et à l’application du règlement des études doctorales et de la charte des thèses ainsi que d’en proposer, si nécessaire, les amendements ;
    • d’organiser des doctoriales, pour la présentation de communications de doctorants, lesquelles feront l’objet de publication d’Actes de doctoriales.
  • 5.Les décisions du collège doctoral sont prises à la majorité absolue des membres le composant légalement. En cas d’égalité des votes, le président a voix prépondérante.


(1).Cf. Réunion du Conseil de l’USEK - PV no. CU 1711/2010.3
Écoles doctorales
  • Deux écoles doctorales sont créées au sein de l’USEK. Elles sont formées des différentes commissions doctorales de disciplines connexes et divisées en Sciences et Technologies et Sciences Humaines et Sociales.
  • Les coordinateurs des écoles doctorales sont nommés par le recteur de l’université, parmi les membres du corps enseignant cadré et ayant le grade de professeur, pour une durée d’un an renouvelable.
  • Les coordinateurs des écoles doctorales sont chargés :
    • de la mise en œuvre et du suivi de la politique du collège doctoral dans les disciplines concernées ;
    • de promouvoir la coordination des formations et des travaux entre les différentes commissions doctorales des disciplines connexes.
Commissions doctorales
  • Une commission doctorale est créée au sein de chaque faculté comportant une formation doctorale. La formation doctorale au sein des instituts est rattachée à la faculté concernée. Dans ce cas, un enseignant de l’institut est d’office membre de la commission doctorale.
  • Chaque commission doctorale est dirigée par un responsable nommé par le recteur, sur proposition du doyen, parmi les enseignants cadrés de la faculté et ayant au moins le grade académique de professeur associé.
  • La commission doctorale comprend au moins deux membres du corps enseignant cadré ayant au moins le grade académique de professeur associé. Ces membres sont désignés par le recteur sur proposition du doyen.
  • Le directeur d’un institut rattaché à une faculté propose au recteur le nom du membre de la commission doctorale ayant au moins le grade académique de professeur associé.
  • Il appartient à cette commission :
    • de mettre en place, conformément aux conditions d’admission stipulées dans l’article 5, une épreuve d’admission écrite (et orale, selon certaines filières), permettant d’évaluer la capacité du candidat à poursuivre des études doctorales et couvrant les domaines suivants :
      • les compétences linguistiques ;
      • la culture générale ;
      • la maîtrise de la littérature relative à sa formation ;
      • les connaissances méthodologiques.
    • ’étudier les dossiers des candidats et de donner un avis sur leur admission ;
    • de programmer les séminaires; cette programmation doit être approuvée par le doyen ;
    • d’assurer le suivi scientifique des doctorants et de contrôler leur assiduité pendant toute la durée de leur formation doctorale ;
    • d’évaluer périodiquement la qualité du travail scientifique du doctorant et l’avancement de ses travaux ;
    • d’informer annuellement le collège doctoral de l’état d’avancement des travaux des doctorants ;
    • de proposer les membres des jurys de soutenance au doyen de la faculté ;
    • de prévoir les acquisitions de la bibliothèque centrale dans les disciplines concernées par la recherche ;
    • de participer à la détermination des axes de recherche et à l’organisation des colloques impliquant les doctorants.
  • Les décisions de la commission doctorale sont prises à la majorité absolue des membres la composant légalement. En cas d’égalité des votes, le responsable a voix prépondérante.
Admission
  • La présentation d’une demande d’admission et l’inscription à l’épreuve d’admission, dont la date est fixée par le calendrier académique de l’université, sont réservées aux titulaires d’un master recherche ou d’un diplôme reconnu équivalent qui témoignent d’un niveau académique appréciable(2). Pourrait, à ce titre, postuler à l’admission tout candidat dont le diplôme de master justifie d’une moyenne générale cumulée égale ou supérieure à 85/100, selon l’échelle de notation américaine, (égale ou supérieure à 15/20 à l’échelle de notation française).
  • Le candidat doit en outre :
    • justifier de l’ensemble des années académiques préalablement effectuées ;
    • présenter deux lettres de recommandation émises par des enseignants-chercheurs ;
    • présenter un dossier dûment rempli et comportant l’ensemble des pièces justificatives exigées ;
    • présenter une proposition sommaire des pistes de recherches envisagées et du sujet pressenti ;
    • avoir une moyenne générale cumulée sur le programme de master de 85/100 au minimum ;
    • réussir l’épreuve d’admission. Les diplômés de l’USEK sont eux aussi tenus de se présenter à cette épreuve. Seuls pourraient en être exemptés les candidats auteurs de deux articles parus dans une revue indexée avec un rang de signature desdits articles parmi les trois premières positions.
  • Le candidat au Cycle III ne pourrait être admis sur base d’un dossier de transfert.

(2) L’équivalence doit être obtenue auprès de la Commission des équivalences du ministère de l’Education Nationale et de l’Enseignement Supérieur.
Inscription et réinscription
  • Tout candidat, admis au cycle des études doctorales, doit s’inscrire le semestre même de son admission, ou celui qui la suit, l’admission restant valide pour deux semestres consécutifs. Si le candidat ne s’inscrit pas dans les délais prévus, il devra soumettre une nouvelle demande d’admission et se présenter à nouveau à l’épreuve y afférente, sans toutefois avoir à reconstituer un dossier. .
  • Dès la validation de son admission, tout étudiant du Cycle III est tenu de s’inscrire en thèse de doctorat, semestriellement, aux sigle et code y afférents.
  • Après la première inscription, tout candidat est tenu de se réinscrire en début de chaque semestre, en thèse, pour être maintenu dans son programme, même si, durant un semestre déterminé, il ne suit aucun cours ou séminaire. En plus des droits d’inscription et des crédits de formation, l’étudiant doit s’acquitter chaque semestre des frais de scolarité correspondant à sept crédits et demi, impartis à la thèse.
  • Le doctorant n’a droit qu’à une seule interruption des études, ne pouvant excéder un semestre, interruption devant être approuvée par le directeur de thèse et le responsable de l’unité académique concernée. Il devra, dès son retour, remplir une demande de réadmission. (Rf. Formulaire de demande d’interruption des études CIII ; Formulaire de demande de réadmission en CIII) Au cas où il s’absenterait plus d’un semestre, il sera exclus du programme. Son éventuel retour nécessiterait une procédure d'admission (et non de réadmission).
  • Après avis du directeur de thèse et du responsable de la commission doctorale, le collège doctoral peut exclure du programme un doctorant dont l’avancement des travaux est insatisfaisant, ou qui a excédé, sans autorisation préalable, le nombre d’années consacrées au Cycle III. (Rf. Formulaire de notification d’exclusion du Cycle III)
Directeur de thèse
  • Dès la première inscription du candidat, le responsable de la commission doctorale, après approbation du doyen, désigne un directeur de thèse, responsable du suivi scientifique du travail du doctorant. Ce directeur, généralement proposé par le candidat, est choisi parmi les membres du corps enseignant cadré, sauf dérogation préalable accordée par le recteur, et doit être, au moins, détenteur du grade académique de professeur associé. Il assure la supervision des travaux du doctorant et encadre ses travaux de thèse. L’approbation préalable du président du collège doctoral est exigée pour la codirection de la thèse si la nature du travail l’impose. Le codirecteur peut être choisi, s’il y a lieu, parmi les enseignants titulaires ou être un enseignant chercheur de l’extérieur de l’USEK. Il doit être, au moins, détenteur du grade académique de professeur associé.
  • Le directeur de thèse doit organiser au moins deux contacts par semestre avec le doctorant. À la fin de chaque semestre, le directeur de thèse est tenu de présenter au responsable de la commission doctorale une évaluation du travail du doctorant qu’il supervise. Le rapport sur l’état d’avancement fait par l’étudiant lui-même est joint à l’évaluation de son directeur.
  • Un enseignant ne peut être directeur que de quatre thèses au plus, simultanément, sauf dérogation préalable du recteur.
  • Tout projet de changement du directeur de thèse devra être motivé et transmis par le responsable de la commission doctorale au doyen et au président du collège doctoral pour approbation. (Rf. Formulaire de demande de changement de directeur de thèse en CIII)
Charte des thèses
Les obligations respectives du directeur de thèse et du doctorant sont détaillées dans une charte de thèses élaborée par le collège doctoral conformément aux principes exposés dans le présent règlement.
Dépôt du projet de thèse
  • En fin du premier semestre d’inscription ou, tout au plus, au cours du semestre suivant sa première inscription, sauf dérogation accordée par le responsable de la commission doctorale pour une durée maximale d’un 3e semestre éventuel, le doctorant est tenu de rédiger un projet de thèse de 20 pages au minimum et incluant, qu’il soumettra à son directeur de thèse pour validation :
    • La définition du thème de recherche ;
    • une description détaillée de la problématique ;
    • l’intérêt et l’originalité du sujet ;
    • une revue des travaux précédents liés au sujet de thèse ;
    • une description de la méthodologie adoptée ;
    • un plan organique du travail ;
    • une bibliographie sommaire et commentée.

    Le sujet définitif devra parvenir au secrétariat du Collège Doctoral.
  • Après avis favorable du directeur de thèse, le responsable de la commission doctorale convoque le doctorant à un entretien oral sur son projet de thèse. Le responsable de la commission doctorale peut se faire assister par un assesseur, choisi parmi les membres du corps enseignant cadré, si la nature du sujet l’impose.
  • Après avis favorable de son directeur de thèse et du responsable de la commission doctorale, le doctorant doit, durant le semestre suivant sa première inscription, déposer son sujet et son projet de thèse au secrétariat du collège doctoral conformément à la procédure de dépôt exigée par le collège doctoral. (Rf. Formulaire de demande de dépôt de projet de thèse)
  • Le secrétariat du collège doctoral enregistre les sujets sur un registre spécial et publie sur le site Web de l’université la liste des doctorants et des sujets choisis.
Structure du programme doctoral
  • Le cursus des études doctorales comporte 60 crédits répartis comme suit :
    • Formation doctorale
    • Formation thématique, de deux séminaires au moins, proposée par la commission doctorale (organisée en fonction du profil académique des doctorants).
    • Nombre de crédits: 9 credits
    • Notation: P(4) /R (Pass, Repeat)

    • Formation doctorale
    • Formation commune proposée par le collège doctoral portant généralement sur des thèmes pluridisciplinaires (un et/ou deux séminaires).
    • Nombre de crédits: 3 or 6 credits
    • Notation: P/R

    • Formation doctorale
    • Doctoriales et publication d’Actes y afférents.
    • Nombre de crédits: 3 credits
    • Notation: P

    • Formation doctorale
    • Thèse et soutenance
    • Nombre de crédits: 45 credits
    • Notation: /100

    TOTAL 60 credits

  • La durée minimale de l’achèvement des études doctorales est de six semestres, à compter de la première inscription. Une prorogation semestrielle, pour quatre fois consécutives au maximum, même si le doctorant change de sujet de recherche (Rf. Formulaire de demande de changement de sujet de thèse), peut être accordée par le président du collège doctoral, sur rapport et avis motivé du directeur de thèse et du responsable de la commission doctorale. Passé ce délai, le sujet est radié et le doctorant est exclu du programme. (Rf. Formulaire de demande de prorogation de l’inscription en CIII)

(4) La note P (Pass) est ≥ à 85/100 à l’échelle de notation américaine (15/20 à l’échelle de notation française).
Désignation et composition du jury de soutenance
  • Après avis favorable du directeur de thèse, le responsable de la commission doctorale propose au doyen deux rapporteurs. L’approbation du président du collège doctoral et du recteur est requise pour cette nomination. Un des rapporteurs au moins est choisi parmi les membres du corps enseignant d’une autre université que l’USEK. Les deux rapporteurs sont d’office membres du jury et doivent rendre leur rapport dans un délai maximal de trente jours ouvrables.
  • Le jury, proposé au doyen par le responsable de la commission doctorale, comprend un minimum de cinq membres, dont deux sont de l'extérieur de l'université. Des cinq membres constituant le jury, quatre ont au moins le grade académique de professeur associé, sachant que le président du jury doit avoir le grade académique de professeur. Celui-ci pourrait être en même temps le directeur de la thèse à soutenir.
  • Avant la communication de la thèse aux rapporteurs, le jury de soutenance doit être approuvé par le président du collège doctoral et le recteur de l’université. (Rf. Formulaire de demande de formation de jury de soutenance)
Dépôt de la thèse
  • Le doctorant ne peut faire le dépôt de sa thèse, avant d'avoir complété et validé tous ses crédits de formation doctorale et avoir publié deux articles scientifiques en premier rang de signature dans des revues indexées, ou présenté deux communications scientifiques dans le cadre d'un ou de deux colloques internationaux et spécialisés.
  • L’avis favorable du directeur de thèse, ainsi que les avis écrits des deux rapporteurs, sont communiqués par le responsable de la commission doctorale au président du collège doctoral, accompagnés du Formulaire de dépôt de thèse dûment rempli. Le président du collège doctoral autorise alors le dépôt de la thèse. (Rf. Formulaire de dépôt de thèse/Soutenance).
  • Le doctorant est tenu de déposer 8 exemplaires de sa thèse auprès du secrétariat de son unité de rattachement, ainsi qu’une copie numérique auprès du secrétariat du collège doctoral, conformément à la procédure de dépôt exigée par le collège doctoral.
  • Une attestation de dépôt de la thèse est délivrée au doctorant par le secrétariat du collège doctoral.
Soutenance
  • Le doctorant est informé par écrit par le secrétariat du collège doctoral de la date de sa soutenance.
  • La soutenance doit avoir lieu au moins deux mois après le dépôt de la thèse au secrétariat du collège doctoral.
  • La soutenance de la thèse est publique sauf dérogation accordée à titre tout à fait exceptionnel par le recteur de l’USEK.
  • Un avis de soutenance est diffusé par le secrétariat du collège doctoral et affiché dans les différentes unités de formation, dix jours au moins avant la date de la soutenance.
  • La soutenance, ainsi que la délibération, ne peuvent avoir lieu que si tous les membres du jury sont présents. La délibération se déroule à huis clos.
  • Après la délibération, les membres du jury doivent remplir et signer le registre de soutenance des thèses. Le président du jury rédige un procès-verbal de soutenance cosigné par tous les membres du jury présents à la soutenance. Un duplicata de ce procès-verbal est joint au diplôme. Le procès-verbal de la soutenance doit indiquer la note obtenue par l’étudiant, ainsi que la mention conformément au barème suivant :
    • Note: 85 / Distinction: Honorable
    • Note: 90 / Distinction: Très honorable
    • Note: 95 / Distinction: Très honorable avec félicitations du jury
    • Note: 100 / Distinction: Très honorable avec félicitations du jury et recommandation de publication

Pour les mentions «Très honorable avec félicitations du jury » ou « Très honorable avec félicitations du jury et recommandation de publication», l’unanimité des membres du jury est requise.
Recours
Jusqu'à la désignation du jury, le doctorant peut saisir la commission doctorale de tout différend qui l’opposerait à son directeur de thèse. La commission doctorale entendra chacune des parties en litige. Ses décisions peuvent alors faire l’objet d’un recours au collège doctoral de l’USEK.
Plagiat
Le plagiat désigne l’insertion, dans un travail académique et scientifique, d’extraits textuels, de documents iconographiques, d’idées ou d’analyses, puisés dans des travaux d’auteurs, en les faisant passer pour siens, soit par l’appropriation desdits textes, documents ou idées d’autrui, soit par l’omission de la référence correcte aux textes, documents ou idées d’autrui et à leurs sources.

Il s’agit d’une faute grave, de nature déontologique. L’USEK, pour qui toute transmission de savoirs est avant tout éthique, autonomie, interdisciplinarité et transparence, considère le plagiat comme une atteinte à l’intégrité du processus du travail académique et scientifique en milieu universitaire, passible de sanction, en l’occurrence d’exclusion universitaire de l’étudiant, d’annulation du diplôme (Master et Doctorat), du grade de Docteur, voire de poursuite pénale.

L’USEK se réserve le droit d’expertiser tout travail de recherche (rapports, projets, mémoires, thèses), en le soumettant à un logiciel de détection de similarités et/ou à tout autre moyen approprié(5).

Il est entendu que dès lors qu’un doctorant est pris en faute de plagiat, suite à l’expertise de ses travaux et que la thèse est radiée, il ne lui est plus possible de présenter une nouvelle candidature d’admission aux études doctorales au sein de l’USEK(6).

(5)cf. Réunion du Conseil de l’USEK tenue en date du 8/2/2012
(6)cf. Réunion du Conseil de l’USEK tenue en date du 5/12/2012
Université Saint-Esprit de Kaslik
Tél.: (+961) 9 600 000
Fax : (+961) 9 600 100
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